Comprendre la facture électronique
Qu'est-ce qu'une facture électronique ? Pourquoi un PDF par email ne suffit plus ? Explications simples.
Définition simple
Une facture électronique est un document de facturation :
- Créé sous forme numérique (pas scanné)
- Structuré dans un format lisible par les machines
- Transmis via une plateforme certifiée
- Archivé de manière sécurisée
Une facture électronique n'est pas un simple PDF envoyé par email. C'est un fichier contenant des données structurées que les logiciels peuvent lire et traiter automatiquement.
PDF vs facture électronique
Beaucoup d'entreprises pensent déjà faire de la facturation électronique parce qu'elles envoient des PDF par email. Ce n'est pas le cas.
| Critère | PDF par email | Facture électronique |
|---|---|---|
| Format | Image/texte non structuré | Données structurées (XML) |
| Lecture automatique | ❌ Non (OCR nécessaire) | ✅ Oui, native |
| Transmission | Email classique | Plateforme certifiée |
| Traçabilité | ❌ Limitée | ✅ Complète |
| Valeur légale 2026 | ❌ Non conforme | ✅ Conforme |
À partir de septembre 2026, un PDF envoyé par email ne sera plus accepté comme facture valide entre entreprises françaises assujetties à la TVA.
Les formats acceptés
Trois formats de facture électronique sont reconnus en France :
Factur-X
Format hybride franco-allemand. Il combine :
- Un PDF lisible par l'humain
- Un fichier XML intégré, lisible par les machines
C'est le format le plus adapté pour une transition en douceur.
UBL (Universal Business Language)
Standard international très répandu. Fichier XML pur, sans partie visuelle. Utilisé dans de nombreux pays européens.
CII (Cross Industry Invoice)
Norme internationale UN/CEFACT. Également en XML. Moins répandu en France mais accepté.
Vous n'avez pas à choisir vous-même le format. Votre logiciel de facturation ou votre plateforme s'en chargera. L'important est de vérifier que votre solution est compatible avec au moins un de ces formats.
Contenu obligatoire
Une facture électronique doit contenir les mêmes mentions légales qu'une facture classique, plus des données structurées supplémentaires :
Mentions classiques obligatoires
- Identité du vendeur (nom, adresse, SIREN)
- Identité de l'acheteur
- Numéro de facture unique
- Date d'émission
- Désignation des produits/services
- Quantités et prix unitaires
- Montant HT, TVA, TTC
- Taux de TVA applicable
Données structurées ajoutées
- SIREN/SIRET du vendeur et de l'acheteur
- Numéro de TVA intracommunautaire
- Code pays
- Identifiant de la transaction
- Statut du cycle de vie (émise, reçue, payée...)
Avantages pour votre entreprise
Au-delà de l'obligation légale, la facture électronique apporte des bénéfices concrets :
Gain de temps
Traitement automatique, moins de saisie manuelle, rapprochements facilités.
Économies
Réduction des coûts d'impression, d'envoi postal et de stockage papier.
Sécurité
Traçabilité complète, archivage sécurisé, réduction des litiges.
Visibilité
Suivi en temps réel du statut des factures, meilleure gestion de trésorerie.
Le cycle de vie d'une facture
Avec la facturation électronique, chaque facture passe par des statuts successifs, tous tracés :
- Déposée : la facture est envoyée sur la plateforme
- Émise : la plateforme l'a validée et transmise
- Reçue : le destinataire l'a réceptionnée
- Acceptée / Refusée : le destinataire valide ou conteste
- Mise en paiement : paiement en cours
- Payée : règlement effectué
Ce suivi permet de savoir exactement où en est chaque facture, sans relance inutile.
Questions fréquentes
Entre entreprises françaises assujetties à la TVA, non. À partir de septembre 2026, vous devrez utiliser une facture électronique au format structuré, transmise via une plateforme.
Pour les clients particuliers (B2C) ou étrangers, les règles sont différentes (voir e-reporting).
Vérifiez auprès de votre éditeur. La plupart des logiciels de facturation prévoient des mises à jour pour être compatibles. Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être changer de solution.
Factur-X est un format hybride : un PDF classique avec un fichier XML intégré. Vous pouvez le lire comme un PDF normal, mais les logiciels peuvent aussi extraire automatiquement les données du XML. C'est le meilleur des deux mondes.
Oui, pendant 10 ans minimum (obligation fiscale). L'archivage doit garantir l'intégrité et la lisibilité des documents. Votre plateforme peut proposer ce service.
Prochaine étape
Maintenant que vous comprenez ce qu'est une facture électronique, découvrez si votre entreprise est concernée.
Qui est concerné ? →