Comment fonctionne la facturation électronique ?
Le circuit de la facture électronique expliqué simplement. Pas besoin d'être informaticien pour comprendre.
Le schéma général
Voici comment circule une facture électronique entre deux entreprises françaises :
Le circuit en 5 étapes :
- Création : vous créez la facture dans votre logiciel
- Envoi : votre logiciel l'envoie à votre plateforme (PDP)
- Transmission : votre plateforme l'envoie à celle de votre client
- Réception : votre client reçoit la facture sur sa plateforme
- Copie à l'État : l'administration reçoit automatiquement les données
Les acteurs du circuit
Trois types de plateformes peuvent intervenir :
Note : Le Portail Public de Facturation (PPF) a été abandonné en octobre 2024. Toutes les entreprises doivent passer par une PDP privée.
PDP (Plateforme Partenaire)
Opérateurs privés certifiés par l'État. Seuls habilités à transmettre les factures.
OD (Opérateur de Dématérialisation)
Prestataires techniques. Doivent obligatoirement passer par une PDP.
Circuit détaillé d'une facture
Étape 1 : Création de la facture
Vous créez votre facture comme d'habitude dans votre logiciel de facturation. Le logiciel génère automatiquement le format structuré (Factur-X, UBL ou CII).
Étape 2 : Dépôt sur votre plateforme
La facture est envoyée à votre plateforme de dématérialisation :
- Si vous utilisez une PDP : envoi direct
- Si vous utilisez un OD : l'OD transmet à une PDP partenaire
Étape 3 : Validation et routage
La plateforme vérifie la facture :
- Format correct ?
- Mentions obligatoires présentes ?
- SIREN/SIRET valides ?
Si tout est bon, elle identifie la plateforme du destinataire via l'annuaire centralisé.
Étape 4 : Transmission au destinataire
La facture est transmise à la plateforme de votre client. Celui-ci la reçoit dans son espace et peut l'intégrer à sa comptabilité.
Étape 5 : Transmission à l'administration
En parallèle, les données de la facture sont automatiquement transmises à l'administration fiscale. C'est transparent pour vous.
Vous n'avez rien à faire de spécial pour l'administration. La transmission est automatique. C'est l'un des avantages du système : plus besoin de ressaisir les données pour vos déclarations.
L'annuaire centralisé
Comment votre plateforme sait-elle où envoyer la facture ? Grâce à l'annuaire centralisé.
Qu'est-ce que c'est ?
Une base de données nationale qui référence :
- Toutes les entreprises assujetties à la TVA
- Leur plateforme de réception (PDP)
- Leurs coordonnées de facturation électronique
Comment ça fonctionne ?
- Vous indiquez le SIREN de votre client sur la facture
- Votre plateforme interroge l'annuaire
- L'annuaire indique quelle plateforme utilise votre client
- La facture est routée automatiquement
Que devez-vous faire ?
Vous devrez vous inscrire dans l'annuaire et indiquer votre plateforme de réception. Cette inscription se fera via votre PDP.
Les statuts du cycle de vie
Chaque facture passe par des statuts successifs, tous visibles dans votre plateforme :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Déposée | Facture envoyée à votre plateforme |
| Rejetée | Erreur détectée (format, données manquantes...) |
| Émise | Facture validée et transmise |
| Reçue | Le destinataire a reçu la facture |
| Acceptée | Le destinataire a validé la facture |
| Refusée | Le destinataire conteste la facture |
| Mise en paiement | Paiement en cours de traitement |
| Payée | Règlement effectué |
Avantage majeur : vous savez en temps réel où en est chaque facture. Plus besoin de relancer pour savoir si elle a été reçue ou si elle va être payée.
Les formats techniques
Factur-X
Format hybride recommandé pour la France :
- Un PDF lisible par l'humain
- Un fichier XML intégré lisible par les machines
- Plusieurs profils selon le niveau de détail (Minimum, Basic, EN16931...)
UBL 2.1
Standard international :
- Fichier XML pur
- Très répandu en Europe
- Pas de partie visuelle intégrée
CII (UN/CEFACT)
Norme internationale :
- Fichier XML
- Base de la norme européenne EN16931
- Moins courant en France
Vous n'avez pas à maîtriser ces formats. Votre logiciel de facturation s'en charge. L'important est de vérifier qu'il est compatible avec au moins un de ces formats.
L'interopérabilité
Un point clé du système : toutes les plateformes doivent pouvoir communiquer entre elles.
Ce que ça signifie pour vous
- Vous pouvez choisir n'importe quelle PDP
- Vos clients peuvent utiliser une PDP différente
- Les factures circulent quand même
Comment c'est possible ?
- Formats standardisés (Factur-X, UBL, CII)
- Protocoles de communication normalisés
- Annuaire centralisé pour le routage
Attention aux solutions propriétaires. Certains éditeurs pourraient proposer des solutions "fermées". Assurez-vous que votre solution est bien interopérable avec l'ensemble du système.
Sécurité et archivage
Sécurité des échanges
- Transmission chiffrée entre plateformes
- Authentification des émetteurs et destinataires
- Traçabilité complète des échanges
Archivage légal
- Conservation obligatoire : 10 ans
- Intégrité garantie (pas de modification possible)
- Lisibilité assurée dans le temps
Votre PDP peut proposer l'archivage. Vérifiez les conditions et les coûts.
Questions fréquentes
À partir de septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être inscrites. Si votre client n'est pas trouvé dans l'annuaire, c'est qu'il n'est pas en conformité. Vous ne pourrez pas lui envoyer de facture électronique.
Oui, vous pouvez changer de PDP à tout moment. Il faudra mettre à jour votre inscription dans l'annuaire. Vos partenaires seront automatiquement redirigés vers votre nouvelle plateforme.
Vous recevez une notification avec le motif du rejet (format incorrect, données manquantes...). Vous devez corriger l'erreur et renvoyer la facture. Le statut "rejetée" est visible dans votre plateforme.
Non, les factures circulent directement entre PDP. L'administration reçoit uniquement les données de facturation, pas forcément le document complet. C'est suffisant pour le contrôle fiscal.