Se préparer à la facturation électronique
Guide pratique étape par étape pour anticiper sereinement la réforme.
N'attendez pas le dernier moment. Les entreprises qui se préparent tôt auront le temps de tester, corriger et former leurs équipes. Celles qui attendent risquent de se retrouver débordées.
Les 7 étapes de préparation
Vous êtes en train de le faire ! Continuez à vous documenter sur la réforme.
Analyser vos flux de facturation, vos outils actuels, vos besoins.
Contacter vos éditeurs de logiciels pour connaître leur feuille de route.
Choisir une PDP adaptée à vos besoins.
Configurer, paramétrer, connecter vos outils.
Faire des essais avec quelques partenaires volontaires.
Former vos équipes et généraliser l'utilisation.
Étape 1 : S'informer
Vous avez déjà commencé ! Voici les points clés à maîtriser :
- Comprendre ce qu'est une facture électronique
- Connaître les dates d'obligation pour votre entreprise
- Différencier e-facture et e-reporting
- Comprendre le rôle des différents acteurs (PDP, OD)
Ressources utiles :
Étape 2 : Évaluer votre situation
Analyser vos flux
Faites un état des lieux de votre facturation actuelle :
- Combien de factures émettez-vous par mois ?
- Combien de factures recevez-vous par mois ?
- Quelle part de B2B France vs B2C vs international ?
- Quels sont vos principaux clients et fournisseurs ?
Cartographier vos outils
- Quel logiciel de facturation utilisez-vous ?
- Quel logiciel de comptabilité ?
- Comment sont-ils connectés ?
- Qui sont vos éditeurs / prestataires ?
Identifier vos besoins
- Avez-vous besoin d'automatisation ?
- Avez-vous besoin d'intégration avec votre ERP ?
- Quel niveau de support attendez-vous ?
- Quel budget pouvez-vous allouer ?
Astuce : impliquez votre expert-comptable dans cette analyse. Il connaît vos flux et peut vous conseiller sur les meilleures options.
Étape 3 : Vérifier vos outils
Contacter vos éditeurs
Posez-leur ces questions :
- Votre logiciel sera-t-il compatible avec la facturation électronique 2026 ?
- Quelle est votre feuille de route ? (dates de mise à jour)
- Êtes-vous PDP, OD, ou passerez-vous par un partenaire ?
- Y aura-t-il un surcoût ?
- Quels formats seront supportés ? (Factur-X, UBL, CII)
Évaluer les réponses
| Réponse de l'éditeur | Action à mener |
|---|---|
| "Nous serons PDP" | ✅ Bonne nouvelle, vérifiez l'immatriculation |
| "Nous passerons par une PDP partenaire" | ⚠️ Demandez laquelle et les conditions |
| "Nous passerons par une PDP" | ✅ OK, demandez laquelle |
| "Nous ne savons pas encore" | 🚨 Alertant, demandez un calendrier |
| "Nous ne serons pas compatibles" | 🚨 Prévoyez de changer de logiciel |
Si votre éditeur ne répond pas clairement, c'est un signal d'alerte. Commencez à explorer d'autres solutions dès maintenant.
Étape 4 : Choisir votre plateforme
Note : Le PPF (Portail Public de Facturation) a été abandonné en octobre 2024. Toutes les entreprises doivent passer par une PDP privée.
Choisir une PDP
Plusieurs critères à considérer :
- Volume de factures : certaines PDP ont des offres TPE/PME à tarifs réduits
- Automatisation : intégration avec votre logiciel de facturation
- Support : qualité de l'accompagnement
- Tarification : abonnement, coût par facture, options
Critères de choix d'une PDP
- Immatriculation officielle vérifiée
- Compatibilité avec vos logiciels actuels
- Tarification claire et adaptée
- Qualité du support
- Fonctionnalités proposées
- Références clients
- Pérennité de l'entreprise
→ En savoir plus sur les acteurs
Étape 5 : Mettre en place
Actions techniques
- Créer votre compte sur la plateforme choisie
- Configurer votre profil entreprise (SIREN, adresse...)
- Connecter votre logiciel de facturation (API ou export/import)
- Paramétrer les correspondances comptables
- Configurer les notifications
Actions organisationnelles
- Définir qui aura accès à la plateforme
- Définir les circuits de validation
- Mettre à jour vos procédures internes
- Informer vos clients et fournisseurs
Étape 6 : Tester
Tests internes
- Créer des factures de test
- Vérifier le format généré
- Tester l'envoi sur la plateforme
- Vérifier la réception
- Tester l'intégration comptable
Tests avec partenaires
- Identifier quelques clients/fournisseurs volontaires
- Faire des échanges de factures réelles
- Vérifier la bonne réception des deux côtés
- Tester les cas particuliers (avoirs, acomptes...)
Prévoyez une période de test d'au moins 1 mois avant la date d'obligation. Cela vous laisse le temps de corriger les problèmes éventuels.
Étape 7 : Former et déployer
Formation des équipes
Qui former ?
- Comptabilité : réception, validation, intégration
- Administration des ventes : émission, suivi
- Direction : tableaux de bord, pilotage
Sur quoi ?
- Utilisation de la plateforme
- Nouveaux processus
- Gestion des cas particuliers
- Résolution des problèmes courants
Déploiement progressif
- Commencer avec quelques clients/fournisseurs
- Élargir progressivement
- Généraliser à l'ensemble des partenaires
Checklist complète
Checklist de préparation à la facturation électronique
Phase 1 : Analyse (maintenant)
- Comprendre la réforme et ses implications
- Identifier votre date d'obligation
- Analyser vos flux de facturation
- Lister vos outils actuels
- Contacter vos éditeurs de logiciels
Phase 2 : Décision (6 mois avant)
- Choisir votre PDP
- Décider si vous changez de logiciel
- Budgéter les investissements
- Planifier le projet
Phase 3 : Mise en place (3 mois avant)
- Créer vos comptes
- Configurer vos outils
- Connecter vos logiciels
- Mettre à jour vos procédures
Phase 4 : Test (1-2 mois avant)
- Tester en interne
- Tester avec des partenaires
- Corriger les problèmes
- Former les équipes
Phase 5 : Déploiement (jour J)
- Basculer en production
- Surveiller les premiers échanges
- Assurer le support interne
- Ajuster si nécessaire
Questions fréquentes
Commencez par contacter votre éditeur de logiciel de facturation. Demandez-lui sa feuille de route pour la facturation électronique. Sa réponse déterminera vos prochaines actions.
Comptez au minimum 3 à 6 mois pour une préparation sereine. Plus tôt vous commencez, plus vous aurez de marge pour gérer les imprévus.
Votre expert-comptable peut vous accompagner et conseiller, mais c'est votre entreprise qui émet et reçoit les factures. Vous devez être impliqué dans la mise en place, même si vous déléguez certaines tâches.
Vous devrez changer de logiciel. Commencez dès maintenant à explorer les alternatives. Prévoyez du temps pour la migration des données et la prise en main du nouvel outil.
Vous êtes sur la bonne voie ! En vous informant maintenant, vous prenez de l'avance. Suivez les étapes de ce guide et vous serez prêt le jour J.
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Risques et sanctions →