Les impacts pour votre entreprise
Ce qui va changer concrètement dans votre organisation. Anticiper pour mieux s'adapter.
Les changements majeurs
La facturation électronique va impacter plusieurs aspects de votre entreprise :
Outils
Vos logiciels de facturation et comptabilité devront être compatibles ou remplacés.
Processus
Vos circuits de validation et de traitement des factures vont évoluer.
Équipes
Vos collaborateurs devront être formés aux nouveaux outils et méthodes.
Relations
Vos échanges avec clients et fournisseurs seront transformés.
Impact sur la facturation
Ce qui change
- Format des factures : passage au format structuré (Factur-X, UBL, CII)
- Mode d'envoi : plus d'email direct, passage par une plateforme
- Mentions obligatoires : nouvelles données requises (SIREN destinataire...)
- Numérotation : doit rester séquentielle et unique
Ce qui ne change pas
- Les mentions légales classiques restent obligatoires
- Les délais de paiement légaux
- Les règles de TVA
- Vos conditions générales de vente
Bonne nouvelle : si votre logiciel est mis à jour, la création de factures restera similaire. C'est l'envoi et la réception qui changent, pas forcément votre façon de travailler au quotidien.
Impact sur la comptabilité
Avantages
- Saisie automatique : les factures reçues peuvent être intégrées directement
- Moins d'erreurs : plus de ressaisie manuelle
- Rapprochement facilité : données structurées = matching automatique
- Archivage simplifié : tout est numérique et tracé
Points d'attention
- Paramétrage initial : configurer les correspondances comptables
- Contrôle humain : vérifier les intégrations automatiques
- Gestion des rejets : traiter les factures non conformes
Déclarations de TVA
À terme, l'administration prévoit de pré-remplir les déclarations de TVA grâce aux données collectées. Cela devrait :
- Réduire le temps de préparation
- Diminuer les erreurs de déclaration
- Faciliter les contrôles
Attention : le pré-remplissage ne sera pas immédiat. Dans un premier temps, vous devrez continuer vos déclarations comme avant, tout en transmettant les données via e-facture et e-reporting.
Impact sur la trésorerie
Visibilité améliorée
Grâce aux statuts de cycle de vie, vous saurez en temps réel :
- Si votre facture a été reçue
- Si elle a été acceptée ou refusée
- Si elle est en cours de paiement
- Quand elle a été payée
Conséquences positives
- Moins de relances : vous savez où en est chaque facture
- Prévisions plus fiables : meilleure visibilité sur les encaissements
- Litiges réduits : traçabilité complète des échanges
Points de vigilance
- Délais de traitement : prévoir le temps de validation côté client
- Rejets : une facture rejetée retarde le paiement
Impact sur l'organisation
Processus à revoir
| Processus | Avant | Après |
|---|---|---|
| Émission facture | Création → PDF → Email | Création → Format structuré → Plateforme |
| Réception facture | Email → Impression/scan → Saisie | Plateforme → Intégration auto → Validation |
| Archivage | Classeurs / Dossiers PC | Archivage électronique certifié |
| Suivi | Relances manuelles | Consultation statuts en ligne |
Rôles impactés
- Comptabilité : nouveaux outils, moins de saisie, plus de contrôle
- Administration des ventes : nouveau circuit d'émission
- Achats : nouveau circuit de réception et validation
- Direction financière : nouveaux tableaux de bord
- IT / Informatique : intégration des solutions
Impact sur les relations commerciales
Avec vos clients
- Vous devrez connaître leur SIREN (obligatoire sur la facture)
- Vos factures arriveront sur leur plateforme, pas dans leur boîte mail
- Ils pourront accepter ou refuser vos factures via la plateforme
- Le suivi des paiements sera plus transparent
Avec vos fournisseurs
- Vous recevrez leurs factures sur votre plateforme
- Vous devrez les valider ou refuser dans un délai raisonnable
- L'intégration comptable sera automatisée
Anticipez les échanges avec vos partenaires. Informez vos clients et fournisseurs de votre passage à la facturation électronique. Demandez-leur leur SIREN et leur plateforme de réception.
Impact sur les coûts
Investissements à prévoir
- Mise à jour logicielle : gratuite ou payante selon votre éditeur
- Abonnement PDP : toutes les entreprises doivent passer par une PDP
- Formation : temps et éventuellement coût externe
- Accompagnement : expert-comptable, consultant...
Économies potentielles
- Papier et impression : supprimés
- Affranchissement : supprimé
- Temps de saisie : réduit significativement
- Archivage physique : supprimé
- Erreurs et litiges : réduits
Études d'impact : selon diverses études, le passage à la facturation électronique permet d'économiser entre 5€ et 15€ par facture traitée (émission + réception). Pour une entreprise traitant 1000 factures/an, cela représente 5000€ à 15000€ d'économies annuelles.
Focus TPE / Auto-entrepreneurs
Si vous êtes une très petite structure, les impacts seront plus limités :
Ce qui change pour vous
- Votre logiciel de facturation devra être compatible
- Vous devrez vous inscrire sur une PDP
- Vos factures B2B passeront par cette plateforme
Ce qui reste simple
- Des offres PDP adaptées aux TPE existent à tarifs réduits
- Votre volume est faible = peu de changements au quotidien
- Pas besoin d'investissements lourds
Pour les TPE : le plus important est de vérifier que votre logiciel de facturation sera compatible. Contactez votre éditeur dès maintenant.
Questions fréquentes
Pas forcément. La plupart des éditeurs prévoient des mises à jour pour être compatibles. Contactez votre éditeur pour connaître sa feuille de route. Si votre logiciel ne sera pas compatible, vous devrez effectivement en changer.
Oui. Vos factures arriveront sur leur PDP, pas dans leur boîte email. Ils devront se connecter à leur plateforme pour les consulter et les valider.
Vous recevrez une notification avec le motif du refus. Vous devrez corriger l'erreur (si c'est une erreur de votre part) ou échanger avec votre client pour résoudre le litige. Le système facilite ces échanges grâce à la traçabilité.
Votre expert-comptable peut vous accompagner dans la mise en place et peut recevoir vos factures fournisseurs sur sa propre plateforme si vous le souhaitez. Discutez avec lui de l'organisation optimale.
Prochaine étape
Vous connaissez maintenant les impacts. Passez à l'action avec notre guide de préparation.
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